Comment exporter les clients de Fresha, Vagaro ou Phorest vers NeonO

Pouvez-vous exporter votre liste de clients?

Oui. Fresha documente les exports de listes de clients en Excel ou CSV; Vagaro permet au propriétaire d’exporter la clientèle en Excel ou PDF; Phorest documente les exports clients et des exports distincts pour d’autres dossiers. Suivez le guide officiel ci-dessous, conservez le fichier original et vérifiez le nombre de lignes avant l’importation.

Une liste de clients n’est pas une migration complète. Vérifiez séparément historique, rendez-vous futurs, notes de traitement, soldes et preuves de consentement marketing. Confirmez ce que NeonO ou le système choisi peut importer avant de mettre fin à l’accès à l’ancien système.

Commencez par le guide d’export officiel de votre plateforme

Fresha

Fresha documente les exports de listes de clients en Excel ou CSV et les exports distincts de rendez-vous d’un client. Les données de carte de paiement ne sont pas exportables. Vérifiez le fichier : ne présumez pas qu’il comprend formules, soldes ou preuves de consentement.

Guide d’export officiel — Fresha

Vagaro

Le guide de Vagaro indique que le propriétaire peut exporter la liste de clients en Excel ou PDF. Utilisez le format tableur pour vérifier une migration; cet export ne confirme pas la présence de l’historique, des notes et des soldes.

Guide d’export officiel — Vagaro

Phorest

Phorest documente des exports distincts pour clients, transactions, rendez-vous futurs, produits, services et plusieurs types de soldes. Son export d’adresses marketing comprend les clients ayant accepté ces courriels, pas nécessairement toute la clientèle. Vérifiez chaque ensemble séparément.

Guide d’export officiel — Phorest

Vérifiez les fichiers avant de les importer

Conservez l’export original intact et travaillez sur une copie. Notez la date, les filtres et le nombre de lignes. Vérifiez un échantillon comprenant accents, numéros partagés, rendez-vous futurs et soldes impayés. Revérifiez les mêmes dossiers après import. Restreignez l’accès aux fichiers; ne téléversez pas les données clients vers un convertisseur public.

Les cinq éléments que vous demandez réellement

“Export my clients” is not a complete request. There are five distinct data sets, and platforms are inconsistent about which ones they'll release.

Les dossiers clients. Demandez les champs de contact nécessaires ainsi que les dates, preuves de consentement marketing et désabonnements disponibles. Confirmez ce qui manque. Ne déduisez pas le consentement de la présence d’une adresse courriel.

L'historique des rendez-vous. Past and future. Future bookings matter most: if you switch platforms with 340 appointments already on the books and can't import them, you are rebuilding a calendar by hand while clients are arriving.

Les formules et les notes de traitement. L'exportation la plus difficile de l'industrie, et la plus précieuse. Plus de détails ci-dessous.

Les soldes financiers. Outstanding gift card values, prepaid packages, memberships, loyalty points, account credits. Every one of these is a liability you owe a real client. Losing the record doesn't extinguish the obligation — it just means the client tells you what it was.

Les produits et l'inventaire. Le menu de services, les prix, les codes SKU au détail, les coûts, les niveaux de stock actuels, les codes fournisseurs.

Ce qui casse habituellement

Les exportations échouent rarement de façon nette. Elles se dégradent en silence, et vous vous en rendez compte trois semaines plus tard.

Le format des numéros de téléphone. (905) 555-0142, 9055550142, and +1 905 555 0142 are three different strings. Import them without normalisation and you get duplicate client records — the same person twice, with the history split between them.

Les formats de date. A CSV that doesn't declare whether 05/06/2024 is May 6th or June 5th will silently reorder your appointment history. This one is common and genuinely nasty, because nothing looks wrong.

L'encodage des caractères. Every accented name in your database — every Québécois client, every stylist named José — is a candidate for mojibake if the file isn't UTF-8. Open the export in a text editor before you trust it.

Les notes sur plusieurs lignes. Formula notes contain line breaks and commas. In a CSV, those break the row unless they're properly quoted. This is the single most common way formula history is destroyed in migration.

Les clients supprimés et archivés. Some exports include them, some don't. If your list of 3,200 clients comes back as 2,100 rows, find out why before you conclude the platform “just doesn't have” the rest.

Le problème des formules

Demandez à une propriétaire de salon ce qu'elle détesterait le plus perdre, elle répondra sa liste de clients. Demandez à sa coloriste principale, elle répondra les formules.

Les données de formule sont les moins bien structurées de l'industrie. Il s'agit habituellement d'un champ de notes en texte libre — parfois plusieurs, parfois accumulées sur des années, parfois avec un jargon personnel que seule la coiffeuse peut lire. Il n'existe aucune norme. 6N + 6.3 20vol 1:1 35min signifie quelque chose de précis pour la personne qui l'a écrit et rien pour un analyseur automatique.

Two things follow. First, export the notes field even if it looks like a mess. Messy history is infinitely better than no history. A stylist can read a badly formatted note. She cannot read a note that no longer exists.

Second, this is the strongest argument for moving formula data into a structured field rather than a text box the moment you're on a new system. A formula stored as products, weights, developer volume, and processing time survives every future migration. A formula stored as a paragraph survives exactly as long as that paragraph does.

This is the problem NeonO's Migration Mapper was built around — it reads exports from Fresha, Vagaro, Phorest, and Encore, normalises the field structures against each other, and parses free-text formula notes into structured records rather than dumping them into another text box.

Deux choses à savoir sur vos obligations

The client data in your booking platform is personal information about identifiable people, and under PIPEDA you're the organisation accountable for it. Two practical consequences.

Les droits d’accès individuels prévus par la loi applicable diffèrent des droits d’export contractuels de votre entreprise. Vérifiez les deux : une obligation de confidentialité ne garantit pas l’export de tous les champs au format souhaité.

And when you migrate, the security of that file is yours. An unencrypted CSV containing 2,500 clients' names, phone numbers, emails, and birthdates sitting in a Downloads folder or emailed to a developer is a breach waiting to be reported. Move it deliberately, delete the copies afterward, and don't send it over anything you wouldn't send a passport photo through.

La période en parallèle

L'erreur consiste à traiter la migration comme un interrupteur qu'on bascule un dimanche soir.

Semaine un — exportez et auditez. Pull all five data sets. Count the rows against what the old platform reports. Open the files. Spot-check twenty clients you know personally, including one with an accented name and one with a long formula history.

Semaine deux — importez et vérifiez. Load into the new system. Check the same twenty clients. Then check the awkward ones: the client with two phone numbers, the one who's also a staff member, the one with an outstanding package balance.

Semaine trois — période en parallèle. Les nouvelles réservations entrent dans le nouveau système. L'ancien reste actif et consultable. Personne ne fait encore pleinement confiance au nouveau.

Semaine quatre — basculez les canaux. Bio Instagram, fiche Google, site Web et code QR au comptoir. C’est la vraie transition, à faire en dernier. Convenez d’une période de consultation et validez les dossiers avant l’annulation.

Do the export today anyway, even if you have no intention of going anywhere. A current export of your client list, stored somewhere you control, is a business continuity document. Everything else in the room is insured.

Menu paths and export capabilities in third-party platforms change frequently. Verify current functionality in each platform's own help documentation before planning a migration.

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